采购管理制度

第一章 总则

第一条  为了规范安徽益和公益服务中心（以下简称“本单位”）采购管理，确保机构采购的物资和服务性价比最优，同时保证项目高效、规范运作，特制定本制度。

第二条  本制度适用于机构日常办公和项目执行所涉及的物资和服务的采购与管理。

第二章 采购权限和原则

第三条  职责权限

   与机构运营有关的固定资产、办公用品、劳保用品的采购均由行政部负责。其他业务相关的采购则单独申请报批后由相关业务部门进行采购。

第四条 采购原则

1、询价比价原则

物品采购金额在2000元以上的，须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。

采用三方比价方式的，应遵循以下程序：

（一）至少获得三家报价，并填写比价记录表；

（二）评估各方的资质、方案和报价，选择性价比最优的供应商；

（三）签署含报价单的书面协议作为支付时的辅助文件。

2、一致性原则：

采购人员定购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，采购人员须及时反馈信息供申请部门更改请购单。

3、低价搜索原则：

采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及最低价格，实现最优化采购。

4、廉洁原则：

（1）自觉维护单位利益，努力提高采购物品质量，降低采购成本。

（2）廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手。

（3）严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督，工作认真仔细。

5、监督问责原则：

采购人员要自觉接受财务部、请购部门及机构领导对采购活动的监督和质询。

在采购过程中，如果遇到采购商品质量、价格等问题，相关部门均可向采购部门提出异议。

对采购人员在采购过程中发生的违反廉洁制度的行为，有权对相关人员依照机构《员工管理制度》等进行处罚直至追究其法律责任。

第三章 采购流程

第四条 采购申请

1. 与机构经营及产品有关的固定资产、办公用品（例如办公设备、电脑、办公文具、劳保等）的采购均由行政部负责。

2. 其他业务相关的采购则单独申请报批后由相关业务部门进行采购（例如线上活动奖品、项目人员日常使用工具书等）。

3. 物品需求部门提出采购申请，申请单要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等，若涉及技术指标的，须注明相关参数、指标要求。

4. 日常办公文具及劳保用品的采购由行政部在每月月底进行统计和收集，次月第一周进行采购。并将此类预算费用在每月月初及时报至财务审核。

第五条 询价、比价、议价

每一种物品原则上需两家以上的供应商进行报价。所有采购务必按低价原则进行采购。但属于独家代理、独家制造、专卖品等则无需比价议价。

第六条 供应商选择

1.具有合法经营主体者。

2.品质、交货期、价格、服务等条件良好者。

3.信誉良好者。

4.其他客户认可的供应商。

第七条 采购合同签定及采购过程的完成

所有的采购项目原则上均需要提供采购合同或交易订单，并附上送货单及采购发票。

若无法提供采购合同和订单的，采购过程需两个人共同参与完成。

第八条 验收入库

当各类物品（文具、劳保用品除外）采购完后，需第一时间办理资产登记。登记项目包括品名、型号、规格、用途、有效期等。并在物品上贴上资产标签以便日常管理。

第九条 对帐付款

第四章 物品申领与保管

第十条 物品领用

1. 所购买的物品在做好资产登记后便可进行领用。

2. 需要借用物品时需向行政部进行申领并登记，登记内容包括借用物品名称、规格型号、数量、借用时间、借用期限和归还时间。

3. 物品用完之后须及时归还于行政部，若已到归还时间还需继续使用的，需补办续借手续。

4. 行政部在物品被借出后应及时跟催物品的归还情况。物品归还时，应及时检查物品是否有所损坏。若有损坏需照价或者折价赔偿。

第十一条 物品保管与盘点

1. 所有按照采购流程采购完成的物品均属于机构资产，都必须按照流程办理资产入库登记。行政部负责物品的保管和日常借出。

2. 行政部应定期检查所有资产是否完好，有否损坏或遗失。若发现物品损坏或遗失，应该及时报告，并说明原因。

3. 行政部及财务部于每一季度进行一次所有物品资产的盘点和清理。盘点完毕后，所有的资产情况需以报表的形式备存。

第五章 附则

第十二条  本制度解释权属本单位行政部。经本单位理事会审议通过，自公布之日起实施执行。

安徽益和公益服务中心

2022年9月22日